Spätestens, wenn Sie am Anfang Ihrer Selbstständigkeit stehen oder zum ersten Mal mit Geschäftspartnern aus anderen EU-Ländern Geschäfte machen und hier das erste Mal eine Rechnung stellen, werden Sie bei Ihren Recherchen auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stoßen. Doch was hat es damit auf sich und müssen Sie diese wirklich auf Ihren Rechnungen angeben?
Wir erklären Ihnen, was die Umsatzsteuer-ID ist, wann und wofür Sie sie brauchen und wo der Unterschied zu anderen „Steuernummern“ liegt.
Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Zunächst erlaubt eine Umsatz-Steueridentifikationsnummer, auch Umsatzsteuer-ID oder kurz USt-ID bzw. USt-IdNr. genannt, eine eindeutige Identifikation eines Unternehmens in der gesamten EU. Auch Einzelunternehmer und Freiberufler können eine USt-ID führen. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist also nicht nur auf Gewerbe oder im Handelsregister eingetragene Unternehmen beschränkt.
Die Umsatzsteuer-ID hat vor allem für geschäftliche Tätigkeiten zwischen Unternehmen aus unterschiedlichen EU-Ländern eine besondere Bedeutung. Hintergrund sind die komplexen Verfahren, die die Abfuhr der Mehrwertsteuer im Land der Leistungserbringung regeln, wie beispielsweise das „Reverse-Charge“-Verfahren für Dienstleistungen.
Bei diesen Verfahren ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Unternehmen das wichtigste Identifizierungsmerkmal und muss zwingend auf Rechnungen angegeben werden. Unternehmen können etwa beim Bundeszentralamt für Steuern auf Anfrage erfahren, ob die angegebene Umsatzsteuer-ID eines Unternehmens tatsächlich existiert.
Wie ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aufgebaut?
Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besteht aus zwei Buchstaben, die das Landeskürzel codieren, gefolgt von einer eindeutigen 9-stelligen Nummer. Anders als beispielsweise bei der Steuer-ID codiert diese Zahlenkombination allerdings keine weiteren Informationen.
Ein Beispiel für eine deutsche Umsatzsteuer-ID ist: DE123456789
Wie unterscheidet sich die Umsatzsteuer-ID von anderen „Steuernummern“?
Menschen, die in Deutschland leben und tätig sind, kommen in der Regel mit mindestens zwei im allgemeinen Sprachgebrauch als „Steuernummern“ bezeichneten Identifikationsmerkmalen in Kontakt, nämlich der Steuer-ID (bzw. Steuer-Identifikationsnummer) und der tatsächlich offiziell so bezeichneten Steuernummer. Beide sind von der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu unterscheiden.
Die Steuer-ID und die Steuernummer erlauben ebenfalls eine eindeutige Identifizierung von (steuerpflichtigen) Privatpersonen und Unternehmen, jedoch werden diese ausschließlich von deutschen Behörden gebraucht und können auch nur für innerdeutsche Vorgänge verwendet werden.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wiederum erlaubt den Kauf und Verkauf von Dienstleistungen und Waren auch in Zusammenarbeit mit Anbietern bzw. Abnehmern in anderen EU-Ländern und ist für Transaktionen über Landesgrenzen innerhalb der EU hinweg das maßgebliche Identifikationsmerkmal.
Wer benötigt eine Umsatzsteuer-ID?
Jedes umsatzsteuerabführungspflichtige Unternehmen (dazu gehören auch Selbstständige), das Geschäftsbeziehungen mit ebenfalls umsatzsteuerabführungspflichtigen Unternehmen aus anderen EU-Ländern unterhält, ist zur Beantragung und Angabe einer Umsatzsteuer-ID verpflichtet.
Wer benötigt keine Umsatzsteuer-ID?
Keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigen Unternehmen, die:
- Geschäfte ausschließlich innerhalb Deutschlands abwickeln
- Keine Umsatzsteuer abführen müssen, weil sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen
- Im Ausland ausschließlich mit Privatpersonen und/oder Kleinunternehmen Geschäftsbeziehungen unterhalten
Wo muss die Umsatzsteuer-ID angegeben werden?
Die Umsatzsteuer-ID ersetzt auf Rechnungen die Steuernummer. Bei innergemeinschaftlich (sprich: innerhalb der EU über Landesgrenzen hinweg erbrachten) Leistungen (spricht Dienstleistungen) und (Waren-)Lieferungen müssen sowohl die eigene USt-ID als auch die USt-ID des Geschäftspartners zwingend angegeben werden.
Auf Rechnungen für innerhalb von Deutschland erbrachten Leistungen bzw. Lieferungen kann die USt-ID anstatt der Steuernummer angegeben werden, im Gegensatz zu innergemeinschaftlichen Leistungen und Lieferungen besteht hierfür jedoch kein Zwang.
Weiterhin muss die Umsatzsteuer-ID nach § 5 Abs. 1 Nr. 6 TMG im Impressum einer Firmenwebsite angegeben werden. Wer dies nicht tut, riskiert eine Abmahnung!
Woher bekommt man eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Beantragt wird die USt-IdNr. über drei mögliche Wege beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt):
Die erste Möglichkeit ist der sofortige Antrag bei Gründung des Unternehmens durch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt. In diesem Bogen können Sie einen Haken zur Beantragung der UST-IdNr. setzen und das Finanzamt leitet diesen Antrag dann an das BZSt weiter.
Die zweite Möglichkeit ist der Antrag über ein Online-Formular auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern und die dritte Möglichkeit schriftlich per Post. Haben Sie weitere Fragen zum Thema Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder zu den Themen Steuern & Gründung allgemein? Treten Sie gerne in Kontakt mit uns!
Anmerkungen der Redaktion: Trotz intensiver und gewissenhafter Recherche kann für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben keine Gewähr übernommen werden.
