Elektronische Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen (B2B) sollen zukünftig in Deutschland verpflichtend sein. Was dabei zu beachten ist und wer betroffen ist, erklären wir im nachfolgenden Text.
Was ist unter einer elektronischen Rechnung zu verstehen?
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, welche strukturiert und im elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und deren Verarbeitung elektronisch möglich ist.
Gem. RL 2014/55/EU muss die Rechnung der entsprechenden Syntaxen und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die Anforderungen werden durch eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei, dem sogenannten hybriden ZUGFeRD-Format umgesetzt. Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail versandt wird, gilt ab 01.01.2025 nicht mehr als elektronische Rechnung, da dann noch zusätzlich eine XML-Datei notwendig ist, um als elektronische Rechnung durchzugehen.
Wer ist von der Verpflichtung betroffen?
Von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gem. §14 Abs.2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E, sind nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B) betroffen. Dabei ist zu beachten, dass der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein müssen.
Kleinstbetragsrechnungen gem. §33 UStDV und Fahrausweise gem. § 34 UStDV können weiterhin in Papierform übermittelt werden. Für die obengenannten Rechnungen und steuerfreie Einnahmen gem. §4 Nr.8-29 UStG greift die Verpflichtung nicht.
Ab wann gilt die Verpflichtung?
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung ab dem 01.01.2025, jedoch hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung für die Jahre 2025 bis 2027 gem. §27 Abs. 39 UStG-E vorgesehen.
- Bis Ende 2025:
- Weiterhin Papierrechnung möglich
- Elektronische Rechnung, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind mit Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich
- Bis Ende 2026:
- Weiterhin Papierrechnung möglich
- Elektronische Rechnung, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind mit Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich
wenn, - Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers max. 800.000€ betragen hat
- Bis Ende 2027:
- Elektronische Rechnung, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind mit Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich
wenn, - Übermittlung durch elektronischem Datenaustausch (EDI; nach Art.2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABI. L 338 v. 28.12.1994. S.98) erfolgt.
- Ab 2028 sind die neuen Anforderungen der E-Rechnung zwingend einzuhalten.
Sollte der Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nehmen, so muss der Rechnungsempfänger ab 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Dies bedarf keiner Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Anmerkungen der Redaktion: Trotz intensiver und gewissenhafter Recherche kann für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben keine Gewähr übernommen werden.
